Ведение договоров

Регистрация договоров — не обязательное требование. Но учет документов в отдельном журнале систематизирует заключенные соглашения и позволяет, при необходимости, оперативно найти нужный документ. Разбираем, как организовать учет договорных отношений в вашей компании.

Назначение журнала

В законе нет строгих требований к процедуре учета и систематизации договоров. Документооборот в этой части коммерческая организация определяет самостоятельно.

Журнал регистрации необходим для систематизации заключенных договоров по ряду идентифицирующих параметров — дата, контрагенты, тип и предмет договора, — и оперативного поиска документов. В реестр можно заносить все договоры, но для кадрового учета необходимо применять отдельный журнал.

Организация учета и хранение

Учет можно организовать централизованно, но если компания большая, удобнее поручить структурным подразделением ведение собственных журналов регистрации договоров. Рационально организовать ведение по типу договорных отношений: хозяйственные, поставки, услуг и т.п. Отдельно регистрируются контракты, заключенные в рамках тендеров, конкурсов.

Журнал регистрации договоров, как правило, открывается с начала календарного года на следующий год или может вестись в течение неопределенного периода – как решит сама организация. Там же регистрируются и последующие приложения, допсоглашения к договорам.

Если в компании нет отдела делопроизводства, ведение реестра можно поручить секретарю или юристу. Чаще всего, договоры учитываются и хранятся в бухгалтерии. Если в вашей компании нет специалистов, готовых помочь с ведением локальных документов, обратитесь за помощью к специалистам сервиса Главбух Ассистент. Они помогут навести порядок в бухгалтерской отчетности и кадровой документации.

В большинстве сегодня реестры ведут электронно. Для записей вручную можно завести отдельный сшив или тетрадь. Правила ведения закрепите в учетной политике.

Договоры нумеруются способом, который определяет сама компания. Сквозная нумерация, начатая с определенного периода (например, с начала года), может дополняться буквенным обозначением и символами, например, нумерация №34-2019-05/ДП означает: договор поставки заключен в мае 2019 года и зарегистрирован под номером 34.

Статьи в помощь предпринимателю:

  • Существенные условия договора поставки.
  • Виды гражданско-правовых договоров.
  • Какие бывают типы договоров.

Форма журнала

Компания самостоятельно устанавливает параметры для идентификации договора в реестре, компания устанавливает самостоятельно. В основном, это такие сведения:

  • порядковый номер записи в журнале,
  • номер регистрации по утвержденному правилу,
  • тип договора,
  • предмет (суть) договора,
  • дата заключения,
  • срок действия,
  • наименование стороны-контрагента,
  • ответственное структурное подразделение (сотрудник, заключивший договор),
  • место хранение журнала.

Ведение договоров - изображение 1

Форма зависит от особенностей и профиля бизнеса, например, в торговой компании логично вести отдельные журналы для договоров с заказчиками и поставщиками.

Пример, как выглядит журнал регистрации договоров с поставщиками, образец:

Журнал регистрации договоров ООО«Компания"

Дата начала: 11.01.2019

Место хранения: Отдел поставок

Ответственное лицо: зам. начальника отдела поставок Сидоров К.К.

Дата окончания: «____» __________ 2019 г.

№ п/п

Регистрационный номер

Вид договора

Дата договора

Наименование поставщика

Предмет договора

Срок действия договора

Приложения

1

1-2019-01/ДП

Договор поставки мебели

14.01.2019

ИП Кольцов О.О.

Поставка мебели

31.12.2019

-

2

2-2019-02/ДП

Договор поставки офисной мебели

01.02.2019

ООО «Стандарт»

Поставка офисной мебели по приложениям

30.04.2019

№1 – перечень товара;

№2 – перечень комплектов

3

3-2019-02/ДП

Договор поставки мебельной фурнитуры

04.02.2019

ООО «Звезда»

Поставка фурнитуры

31.12.2019

№1 – перечень товара

Дата, которая отражается в реестре - дата заключения договора и факт регистрации в журнале не влияет на вступление договора в силу.

Регистрируя трудовые договоры, кадровик просит сотрудника расписаться в получении своего экземпляра, поэтому кадровый журнал дополняется графой для подписи трудоустроенного лица.

Узнать подробно, как составить внутренние кадровые документы, можно из отдельной тематической статьи.

Распространенным вариантом ведения реестра считается работа в таблицах Microsoft Excel, где удобно сортировать данные для поиска и анализа сведений. Именно так в таком формате можно скачать бесплатно образец журнала регистрации договоров по ссылке.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

4 500 рублей на рекламу в Яндекс.Директ каждому читателю. Получить ↓

Ваш браузер не поддерживает плавающие фреймы! Новости СМИ2

На каждом предприятии заключаются договоры (трудовые, на поставку, приобретение товара). Как правило, они хранятся в архивах. Для удобства пользования этими документами, а также устранения причины их утери ведется их учет. Заводится специальный журнал, в котором фиксируются реквизиты договоров, дополнительных соглашений к ним, а также устанавливается хронология их движения.

Вам понадобится

  • - журнал по учету договоров в бумажном виде;
  • - программный продукт для учета договоров;
  • - документы компании.

Инструкция

  1. Унифицированной формы для документа по учету договоров не существует. Но вы можете разработать его самостоятельно или купить специальный программный продукт, предназначенный для хранения информации о договорах. Но первый вариант бесплатен, остановитесь на нем, если вам не нужны лишние затраты.
  2. На титульном листе журнала по учету договоров напишите наименование документа. Укажите название вашей компании. Если фирма достаточно крупная, для каждого структурного подразделения желательно завести отдельный журнал. В этом случае напишите наименование отдела. Впишите дату, когда заведен документ, персональные данные, должность ответственного за ведение журнала. Как правило, таким является кадровый служащий, который оформляет договора с персоналом, сотрудник юридического отдела, занимающийся хранением договоров с контрагентами.
  3. На титульном листе журнала по учету договоров напишите наименование документа. Укажите название вашей компании. Если фирма достаточно крупная, для каждого структурного подразделения желательно завести отдельный журнал. В этом случае напишите наименование отдела. Впишите дату, когда заведен документ, персональные данные, должность ответственного за ведение журнала. Как правило, таким является кадровый служащий, который оформляет договора с персоналом, сотрудник юридического отдела, занимающийся хранением договоров с контрагентами.
  4. Сделайте восемь граф с помощью электронной таблицы. Распечатайте на бумажный носитель. В первой графе журнала впишите порядковый номер договора, во второй – номер документа, присвоенный ему при заключении. В третьей и четвертой графе журнала учета договоров напишите дату начала, окончания срока действия документа. В пятой графе укажите предмет договора. К примеру, на поставку комплектующих изделий.
  5. В шестой графе впишите наименование контрагента (поставщика, покупателя), сотрудника (при учете трудовых договоров с персоналом). В седьмой графе журнала напишите, в какой папке находится договор (как правило, в архивах папкам присваиваются номер), укажите место расположения папки. В восьмой графе проставляйте подпись ответственного лица за хранение документов (с указание его фамилии, инициалов). При смене работника составляйте акт передачи договоров, журнала по их учету.
  6. Если вручную вам неудобно вести учет договоров, закажите разработку программного продукта или купите уже готовую программу. Пусть на это потратятся некоторые средства, но в электронном виде у такого журнала имеются некоторые преимущества. К примеру, при фиксировании договора можно указывать путь к документу на компьютере.

Источники

  • Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
  • образец журнала учета договоров

Источники:

  1. business.ru
  2. "Как?Просто! - kakprosto.ru"
Понравилась статья? Расскажите друзьям:
Оцените статью, для нас это очень важно:
Проголосовавших: 1 чел.
Средний рейтинг: 5 из 5.

Оставить комментарий:

Отправить
Последние комментарии:
договор найма...



Обратная связь:
Отправить
Сообщение отправлено.
Мы постараемся ответить Вам как можно быстрее.
Сообщение не отправлено.
Повторите пожалуйста позже.
Закрыть